5 gode råd til bedre konferencer i fremtiden

Topbanner gode råd

 

Af Louise Lyngsø Kjærulff


Måske har du planlagt et hav af konferencer før? Måske er det første gang, du har fået opgaven på dine skuldre. Uanset hvad, vil du formentlig kunne bruge nedenstående 5 råd til at skabe bedre konferencer i fremtiden – og gøre dine konferencegæster til konferencedeltagere
.

På listen er ikke, alle de ting, som selvfølgelig skal være i orden, som faciliteterne, akustikken, teknikken, forplejningen osv.

 

#1 Giv folk noget at snakke (med hinanden) om

Noget af det, som vi ofte vurderer som allervigtigst i forbindelse med kurser og konferencer, er muligheden for at netværke. Nogle gør det helt af sig selv – andre skal hjælpes på vej.
Netværk opstår dels ved at sørge for, at deltagernes sætter sig sammen på kryds og tværs. Det gør de ikke af sig selv. Så bordkort eller en lille indledende bordplansleg, som man kender dem fra alverdens fester, er slet ikke så tosset en idé.
Andre muligheder kan være at ændre bordopstillingen i pausen efter hvert foredrag eller skabe anderledes indslag, som giver deltagerne noget at snakke om.
Det behøver ikke nødvendigvis være dyrt eller tidskrævende. Det kan blot være, at deltagerne i små grupper på skift skal stå for en fysisk (gerne lidt fjollet) aktivitet hver time. Derved får man folk til at grine sammen og slappe af i hinandens selskab – og på den måde begynder deltagerne ofte at netværke helt naturligt.


I HUSET Middelfart hjælper vi jer gerne med ideer til netværksaktiviteter – eller med at omrokere stole og borde, mens I holder pause.

 

#2 Forkæl sanserne

Ny viden lagres bedre, jo flere sanser, der inddrages i indlæringsprocessen. Helt konkret betyder det, at dine gæster vil have lettere ved at huske det, der bliver fortalt, hvis de samtidig kunne dufte, smage og føle det.
Det lyder måske besværligt – eller direkte umuligt. Men det behøver det ikke være. Det handler dybest set om at få aktiveret deltagernes krop og sanseapparat.
Det kan fx være, at der er lagt så små specielle smagsoplevelser ind i programmet. At hvert oplæg startes med et nøje udvalgt stykke musik. Eller at eksemplerne ikke fortælles, men udføres af skuespiller.


I HUSET Middelfart har vi en hel værktøjskasse (i bogstaveligste forstand) fyldt med rekvisitter og ideer til spændende øvelser og icebreakers, som I frit kan benytte.

 

#3 Skab nærvær

Vi kender det alle. Mobilen vibrerer, en mail tikker ind, eller tankerne falder pludselig på den endnu ikke planlagte aftensmad. Koncentrationen er væk, og det er nærværet også. Når nærværet forsvinder, forsvinder ens fokus på foredraget, mødet eller workshoppen også. Nærvær er derfor yderst vigtigt for engagementet – og dermed udbyttet.
Ét er at skabe nærvær som foredragsholder. Men hvordan skaber man nærvær som vært?

Her får du tre gode råd:

  • Bed deltagerne lægge deres telefon væk og lukke deres mailprogram på computeren
    Et af de allermest forstyrrende elementer for nærværet er vores konstante tilstedeværelse og tilgængelighed på telefon, mail, social medier osv. Det har derfor stor indflydelse på deltagernes nærvær, hvis de ikke bliver forstyrret af mails, beskeder og notifikationer undervejs.
  • Få folk op af stolen
    Det er dokumenteret, at fysisk bevægelse hjælper på koncentrationen. Så indlæg gerne walk ’n talk. Eller aftal, at I for hver halve time skal op og stå i to minutter eller bytte plads?
  • Arranger korte oplæg
    Lange oplæg kan sagtens være spændende. Men hvis nærværet først er forsvundet, kan det være svært at vende mentalt tilbage til oplægget. Nærværet styrkes derfor af korte oplæg – med indlagte pauser, vel at mærke.


I HUSET Middelfart har vi stor erfaring med afholde konferencer og møder. Vi byder derfor gerne ind med gode råd til, hvordan I kan skabe nærvær og engagerede deltagere i jeres program.

 

#4 Husk pauserne

Vi vil så gerne nå en hel masse, når vi endelig har fået samlet folk. Derfor laver mange konferenceværter og mødeplanlæggere sammen fejl: De propper programmet med indlæg og meget korte pauser. Desværre sker der ofte det, at oplæggene trækker ud – og pauserne forsvinder eller så godt som.
Faktum er dog, at vi (om vi vil det eller ej) bliver trætte og uopmærksomme af at koncentrere os om det samme for lang tid ad gangen. Vores hjerner skaber hele tiden sammenhængen mellem de informationer, vi får – og det er ressourcekrævende.

Pauserne er derfor mindst lige så vigtige som selve oplæggene. Så udnyt dem ordentligt. Få deltagerne ud af lokalet – ja, gerne helt ud af bygningen. For er der noget, der giver fornyet energi og styrker koncentrationen, så er det frisk luft.


HUSET Middelfart ligger smukt placeret omgivet af skov, vand og grønne områder med kronvildt samt Danmarks største permanente byggeudstilling – hvis det kunne have nogen interesse? Her er altså masser af muligheder for enten selv at gå på opdagelse i pauserne eller arrangere oplevelser eller ture med eller uden guide op eller uden for matriklen.

 

#5 Sørg for, at der er dagslys

Dagslys er vigtig for vores humør og koncentrationsevne – også når vi er til møde, på kursus eller konference. Undersøgelser blandt skolebørn har blandt andet vist, at i klasseværelser uden dagslys, er eleverne langt dårligere til at koncentrere sig og samarbejde end i klasseværelser med godt dagslys.
Det er derfor altid en fordel for både dig og dine gæster, hvis du vælger at booke et lokale med dagslys. Og så er det selvfølgelig også en god idé, at programmet indebærer, at gæsterne kommer ud i fuldt dagslys en eller flere gange i løbet af dagen.


I HUSET Middelfart har vi dagslys i alle vores konference- og mødelokaler – og masser af muligheder for at få fuldt dagslys og vind i håret lige i vores skønne omgivelser. 

 

 

HUSET MIDDELFART - COPYRIGHT 2016