Sådan opnår du effektive møder
Vil du også gerne undgå endeløse møder med rodede dagsordener og et hav af deltagere, der koster både tid og penge? Vi har interviewet Line Holst Jensen, ejer og seniorkonsulent hos AZENA, som har næsten 20 års erfaring i udvikling af møder. Her er udvalgte tips til din tjekliste til effektive møder - før, under og efter.Af Louise Lyngsø KjærulffFØR MØDETLav en klar, velovervejet og attraktiv dagsorden.Det skal være soleklart for deltagerne, hvad mødet skal munde ud i. Brug derfor klare og enkle beskrivelser af formålet med de enkelte punkter, og skær helt ind til benet. Inviter kun de nødvendige mødedeltagere. Del evt. mødet op i 2 dele, og inviter de deltagere som har betydning for hele mødet og andre til enten første eller anden del af mødet.Tag stilling til mødets rammer i forhold til dagsorden. Flyt mødet ud af huset når det er nødvendigt og giver mening.Der er mange fordele ved at mødes ansigt til ansigt. En af dem er, at der opstår energi mellem mennesker som mødes. Planlæg en god mødeproces, hvor alle deltagere hurtigst muligt aktiv kommer på banen. Bed gerne deltagerne om at forberede sig ved f. eks at udsende evt. læsestof forud for mødet, så I alle kan bruge mødet interaktivt.UNDER MØDETDisponer dagsordenen efter tid. Vær dog fleksibel i forhold til hvor energien er på mødet.Lad et punkt udgå, hvis det viser sig ikke at give mening. Vær ikke bange for at parkere en debat, hvis den ikke er relevant for mødets mål og dagsorden. Flyt evt. punktet til næste møde.Involver alle deltagere aktivt - også de stille - indenfor de første 5 minutter efter mødets start. Enten i form af samtale i plenum eller med sidemanden. Få deres mentale nærvær i forhold til hver deres rolle.HUSK pauser især ved længere møder.Er der virtuelle deltagere på mødet, er det vigtigt, at de inddrages på lige vilkår med de fysiske deltagere, og at de via videoopkald er synlige på skærmen for alle.Opsummer på mødet, hvad der er besluttet, og hvem der er ansvarlige. Og sørg efterfølgende for at at følge op på, at handlinger eller aftaler gennemføres.EFTER MØDETSend en opfølgning eller et mødereferat indefor de første dage efter mødet.Opfølgningen skal indeholde udbyttet af mødet, det I har gennemgået, lært eller besluttet, og hvem der eventuelt er ansvarlig for de enkelte punkter.Tydeliggør hvordan tingene forventes effektueret . Følg op! hvordan forløber den individuelle opfølgning og hvad er status hos hver af de ansvarlige.Gør det overskueligt og dynamisk for alle - brug de virtuelle værktøjer som Skype, Slack, Trello og lignende.
