Lokaler

Det er mødelokalerne som sælger konferencen.Da krisen kradsede i Danmark for cirka 10 år siden, var prisen for at afvikle en konference det altafgørende parameter. I dag er prisen rykket ned ad listen til fordel for mødelokalet, som har indtaget førstepladsen.Af Louise Lyngsø Kjærulff og Kristine Buske NielsenOm du er til store, mindre eller små konferencesteder er typisk en smagssag. Det er det til gengæld ikke, når det gælder de faciliteter, konferencestedet stiller til rådighed. Det fortæller Christian Guldager, der er direktør hos Kursuslex, som siden 1972 har udviklet og udgivet værktøjer til møde-, kursus- og kongresplanlæggere.Plenumlokale: Kay Fisker4.000 mødebookere er ikke i tvivlKursuslex har cirka 12.000-13.000 mødeplanlæggere i deres kartotek. 4.000 af dem har takket ja til at modtage nyhedsmails, og de bliver en gang om året stillet spørgsmål – blandt andet om deres kriterier for at vælge konferencested.I den seneste analyse pegede 91 procent af de adspurgte på, at mødelokalets standard er det allervigtigste for dem, når de skal vælge sted. Mødelokaler sidestilles i dag med øvrige værktøjer, som skal fungere for, at en konference er vellykket.”Kigger du på andre faciliteter som wellness og pool, så har det ikke så stor betydning,” påpeger han. Et andet væsentligt kriterie for mødeplanlæggere er den personlige kontakt og tilliden mellem arrangør og konferencested.”Det er faktisk noget, næsten ni ud af 10 peger på er væsentligt. Og her kan man sige, at det nogle gange kan være bedre, hvis man er et individuelt konferencested, fordi man har en større grad af frihed til at skabe kontakt med sine kunder”, siger Christian Guldager.Fyn - geografisk godt placeretHvor skal man så placere sin konference? Er der stor forskel på, om konferencestedet ligger på Sjælland, Fyn eller Jylland?”Geografi byder rigtigt meget, fordi det typisk skal ligge med kortest mulige rejseafstand og dermed mindst mulig udgift for arrangørerne. Når det er sagt, så er der virksomheder eller arrangører, som har brug for at samle medarbejdere eller deltagere fra hele landet, og her har Fyn altså en stor fordel. Det er også en af årsagerne til, at øen har så mange møder og venues,” siger Christian Guldager.

Intet møde, kursus eller konference uden teknik. Sådan er det bare i dag. Teknikken - lyden, billedet og lyset - skal fungere fra start til slut. Derfor anbefaler en erfaren kursusunderviser, at konferencesteder skal vægte teknikken i toppen af listen over servicetilbud.Af Louise Lyngsø Kjærulff og Kristine Buske NielsenTeknik, der fungerer upåklageligt, er et af de vigtigste parametre, når et konference- eller undervisningssted skal udvælges. Det mener Christian Bolding, som er byggeøkonom og har en lang karriere inden for byggefaget bag sig.Han har siden 1986 undervist i IKT, byggeteknik, byggeøkonomi og -jura og er desuden både kursus- og uddannelsesleder. Det er med andre ord en erfaren og krævende herre, der tilbringer de fleste arbejdsdage i undervisningslokaler på uddannelsesinstitutioner eller ikonferencecentre.God teknik er ingen selvfølge”Allerhelst skal teknikken fungere så godt, at du overhovedet ikke tænker på den,” siger han. Og det er altså ikke en selvfølge alle steder, understreger han.”Jeg har undervist på mange offentlige uddannelsesinstitutioner, og her må jeg bare konstatere, at teknikken er generelt mere velfungerende på konferencestederne, selv om man umiddelbart skulle tro andet,” siger han.Men hvad er så velfungerende teknik set med Christian Boldings øjne? ”For mig handler god teknik om fire grundlæggende ting. Kan du som konferencested eller undervisningslokale leve op til det, er du sikret tilfredse kunder. Og tilfredse kunder kommer igen,” siger han.Et stærkt teknisk team Christian Bolding underviser bl.a. på Molios Kurser i HUSET Middelfart, og det er han godt tilfreds med.”Der er altid styr på teknikken. Projektorerne i loftet er nyeste laserteknologi, og det står altså godt på skærmen. Vi har aldrig vrøvl med WiFi’en, og så har de et stærkt teknisk team, der aldrig lader dig vente, hvis der mod forventning skulle opstå udfordringer,” siger Christian Bolding.4 teknik-musthavesChristian Boldings fire ønsker til velfungerende teknik er:Projektorer i loftet i høj kvalitet, og som er indstilletkorrekt.Et velfungerende wi-fi. Vi lever i en digital tid, og den fysiske undervisningsmappe med stakkevis af papir er for længst arkiveret lodret. Derfor skal wifi’en virke og være nemt tilgængeligt. Det skaldesuden være forsynet med en effektiv Firewall,så kursisternes pc’ere og tablets er sikrede moddigitale trusler.Et bredt sortiment af adaptere. Kursister harforskellige formater for tilkobling - fx VGA, HDMI, mini-HDMI, mikro-HDMI osv.Teknisk hjælp her og nu. Hvis teknikken stikimod al forventning skulle finde på at drille, er detyderst vigtigt, at konferencestedets teknikere kanstå til rådighed inden for få minutter.Intet bøvl med teknikken - teknikerservice 24/7I HUSET Middelfart er teknikerservice 24/7 altid inkluderet i prisen. Det betyder, at både du og oplægsholderen roligt kan glæde jer til mødet, kurset eller konferencen.Teknikerservice 24/7 indbefatter:Indledende hjælp fra tekniker ved mødets begyndelseUddannede AV/IT-teknikere, der kender til HUSETs teknikDirekte hotline til HUSETs teknikereMulighed for teknisk assistance hele døgnetVil du vide mere om vores teknikerservice eller AV/IT-tekniske udstyr, så giv os endelig et kald.

Ønsker du at afholde dit arrangement et sted, hvor der arbejdes aktivt med at mindske virksomhedens (og dermed også arrangementets) aftryk på miljøet?I så fald kan du med fordel vælge et konferencecenter, der kan svare ja (og gerne uddybe) nedenstående tre spørgsmål.1. Arbejder I aktivt med genbrug?Der er mange elementer, som kan genbruges i forbindelse med møder, kurser og konferencer. Spørg derfor indtil, om stedet genbruger fx navneskilte, papir og nøglekort.Nogle konferencecentre arbejder desuden aktivt med at opfordre gæsterne til at genbruge fx håndklæder, batterier og plastflasker.Kig efter konferencesteder med Den Grønne Nøgle.2. Vælger I økologisk og/eller lokalt?Økologi går ud på at vælge så naturligt, som det kan lade sig gøre for på den måde at undgå så mange skadelige stoffer som muligt, samtidig med at der passes på naturen og dyrene.Økologi er dog ikke altid lig med bæredygtigt, da køkkener, der udelukkende bruger økologiske varer, ofte er nødt til at få fragtet varerne langvejsfra – hvilket jo bestemt ikke er godt for miljøet. Gå derfor efter konferencesteder, der køber bådeøkologisk og lokalt.Vælg konferencesteder med certificeringen Det Økologiske Spisemærke.3. Mindsker I ressourcespild?Konferencecentre bruger mange ressourcer og har derfor også god mulighed for at reducere deres ressourcespild. De kan f.eks. minimere madspild ved at give madrester nyt liv. Eller ved anvende mindre tallerkener, så gæsterne ikke fylder den med mere, end de kan spise.Nogle konferencecentre har også afskaffet plastikflaskerne og serverer i stedet postevand, hvilket er med til at minimere udledningen af CO2 væsentligt.Herudover kan du med fordel vælge et konferencecenter, som har fokus på vandforbruget ved at have installeret vandbesparende armaturer og toiletter.Gå efter konferencecentre med Den Grønne Nøgle.HUSET Middelfart kan selvfølgelig svare ja og uddybe alle tre spørgsmål.Når det ikke kun er maden, der giver god smag i mundenNår Dyrenes Beskyttelse vælger konferencecenter, prioriterer de en forplejning, der giver god samvittighed. Som en stor forening har Dyrenes Beskyttelse jævnligt brug for lokaler til at afholde kurser og møder ude af huset både for foreningens mange frivillige – men også for ansatte og bestyrelsen. Det sker 1-2 gange om måneden – og somme tider mere. Derfor vægter de højt at vælge et konferencecenter, hvor værdierne er i orden.”Vi har et krav om, at alt kødet, køkkenet serverer, skal være friland eller økologi. Det er klart, at vi vægter forplejning med god dyrevelfærd rigtig højt i valget af konferencecenter.Men vi har også mange vegetarer og veganere i vores hus. Derfor skal der også være mulighed for at få en lækker og mættende menu uden kød eller andre animalske produkter,” siger Yvonne Johansen, der er Dyreværnschef hos Dyrenes Beskyttelse og fortæller, at klimavenlighed også er et plus.”Økologi og friland går ofte hånd i hånd med god dyrevelfærd, bæredygtighed og miljø. Så det giver ofte sig selv, når vi vælger konferencested, at vi får vores ønsker opfyldt,” siger hun.De specifikke krav betyder, at der særligt er et kriterium, der er altafgørende for Dyrenes Beskyttelses valg af konferencested.”Personalet skal være imødekommende over for vores ønsker, så vi ikke føler os til besvær, siger Yvonne Johansen.Den Grønne NøgleDen Grønne Nøgle er turismens internationale miljømærke, som gives til turistvirksomheder, som gør en ekstra indsats for at beskytte miljøet.En miljømærket virksomhed skal leve op til mange konkrete og relevante miljøkrav, som sikres ved en omfattende godkendelsesprocedure og ved løbende kontrol.Nogle af de mange kravene er bl.a.:Apparater og lys slukkes, når det ikke er i brugDer tilbydes vegetariske retter for at minimere kødforbrugetMinimum 10 % af de indkøbte fødevarer er økologiskeDer anvendes ikke kemiske ukrudtsbekæmpelsesmidler på matriklenDet Økologiske SpisemærkeDet Økologiske Spisemærke er en gratis statskontrolleret mærkningsordning for spisesteder. Det Økologiske Spisemærke viser, hvor stor en del af de indkøbte føde- og drikkevarer på spisestedet, der er økologiske. Både offentlige og private spisesteder kan få Det Økologiske Spisemærke.Det Økologiske Spisemærke findes i tre udgaver:Guld (90-100 %)Sølv (60-90 %)Bronze (30-60 %)Nogle konferencesteder vælger bevidst certificeringen i bronze, da det samtidig giver stedet mulighed for at vægte lokale og årstidsbestemte råvarer, som ligeledes er med til at skåne miljøet.