Mødedeltagere forventer unikke mødeoplevelser

Er du i tvivl om, hvordan du sammensætter et møde, som dine deltagere aldrig glemmer? Her får du et indblik i, hvad der trender i mødebranchen lige nu.

Tidligere var møder og konferencer helt klassiske med faglige foredrag, og hvor mødebookernes primære krav var lokalefaciliteter med god plads. Men i dag er kravene til mødestederne langt større. Det fortæller Marlene Sylvester-Hvid, der er administrerende direktør hos Danske Konferencecentre, som i over 20 år har hjulpet mødebookere med at finde konferencer, møder og events.

”Mødedeltagerne har langt større krav til mødet i dag og vil have unikke aktiviteter oplevelser. Derfor forventer mødebookerne, at mødestederne kan inspirere og udfordre dem. Lækre lokaler er ikke længere nok. Det betyder, at mødestederne skal være opdaterede på det nyeste inden for møder og kunne matche ønsker om temaer,” siger hun og tilføjer:

”Samtidig ønsker de også at blive holdt i hånden fra start til slut af den samme kontaktperson fra mødestedet. Denne mødeservice skaber tryghed, hvilket har stor betydning som mødebooker, når man skal stable et stort arrangement på benene.”

Inddragelse af mødedeltagerne

For at skabe unikke mødeoplevelser, er der ifølge Marlene Sylvester-Hvid behov for at have den rette sammensætning af faglige indslag og alternative aktiviteter. Nogle af de trends, vi ser lige nu, er brugen af digitale værktøjer til at gøre foredragene mere levende.

”Det kunne for eksempel være værktøjer med afstemninger, der inddrager mødedeltagerne. På den måde bliver de mere nærværende og husker bedre. Det er ikke nok at fylde mødedeltagerne med faglig viden. De skal underholdes og aktiveres,” siger Marlene Sylvester-Hvid.

Hun fortæller, at man for eksempel i USA arbejder meget med at samle data til at forme programmet efter mødedeltagernes ønsker i løbet af dagen. På den måde bliver hvert møde personligt.

”Vi ser det ikke så meget i Danmark endnu, men det kunne sagtens blive fremtiden,” siger Marlene Sylvester-Hvid.

Sansernes år

Som i mange andre brancher skifter temaerne. I år er det sansernes år i mødebranchen, hvor møderne i højere grad drager alle sanser i spil.

”Vi skal mærke det hele meget mere og være endnu mere til stede. Det kan for eksempel være gennem lyd, lys og mad ,” siger Marlene Sylvester-Hvid, der fortæller, at også naturen er blevet et populært element at gøre til en del af mødet.

Danske Konferencecentre oplever stigende efterspørgsel på mødelokationer, som ligger tæt på grønne områder.

”Det handler om følelser og tilstedeværelse, at komme væk fra det digitale og få ny energi. Det er også med til at øge læringen til mødet,” siger Marlene Sylvester-Hvid og slår fast:
”Det er ikke længere selve produktet, der er interessant, men alt det udenom. Det handler om den samlede oplevelse.”