Mange holder stadig møder, som de gjorde det for 20 år siden. Gør du også?

Mødet er en vigtig brik i vores beslutningstagen og i tilliden til hinanden. Det er stadig her, vi samles. Stadig her, vi beslutter. Stadig her, vi bruger en betydelig del af vores arbejdstid. Samtidig er antallet af møder steget markant de senere år. I nogle tilfælde med op mod 250 procent, ifølge Microsofts Work Trend Index. Møder fylder altså mere end nogensinde, og netop derfor er det vigtigere end nogensinde, at de fungerer.

Angelika Berg Lærche er salgsansvarlig i HUSET i Middelfart og har de sidste 20 år hjulpet virksomheder med at booke møder og afholde kurser. “I dag ved vi, at vi ikke kan fokusere mere end 45 minutter, maks, før hjernen ligesom står af,” siger Angelika Berg Lærche og refererer til nyere forskning i menneskers opmærksomhed. ”Alligevel, tilføjer hun, er det almindeligt at planlægge møder og kursusdage, hvor deltagerne sidder og lytter i timevis”. Når det sker, falder ikke bare energien, men også udbyttet.

Der er mange, der forsker i, hvordan vi mennesker arbejder bedst, og det er på tide at integrere den viden i måden, vi holder vores møder på.

Pausen som det oversete omdrejningspunkt

Når vi kigger ud over et fyldt mødelokale med 20-300 mennesker, kan vi godt regne ud at møder er dyre, ikke kun i tid, men i lønninger, der tikker, mens Outlook-kalenderen er blokeret til ”udviklingsmøde”.

Når virksomheder investerer tid og penge i møder, opstår der et naturligt ønske om at få så meget ud af det som muligt. Den intuitive løsning er ofte at stramme programmet. Fjerne det overflødige. Udnytte tiden bedre. Resultatet er ofte tætpakkede programmer, hvor der ikke er plads til pauser, variation eller refleksion.

Inden for læringspsykologi er det veldokumenteret, at pauser forbedrer både hukommelse og forståelse. Når information fordeles over tid med pauser imellem, øges sandsynligheden for, at den bliver lagret. Alligevel behandles pausen ofte som en logistisk nødvendighed snarere end en del af indholdet.

“En pause er ikke nødvendigvis bare det, at man skal gå ud og tage en kop kaffe. Det kan også være, at man stiller skarpt på noget andet end det, der foregår foran projektoren,” siger Angelika Berg Lærche.

Det er i pausen, refleksionen opstår. Det er her, indtryk bearbejdes. Og det er ofte her, de samtaler, der ikke er planlagt, viser sig at være de mest værdifulde.

Bevægelse og omgivelser er ikke ligegyldige

Flere studier peger på, at kroppen spiller en større rolle, end vi normalt tillægger den. En undersøgelse fra Stanford University viser, at kreativitet kan øges med op til 60 procent ved at gå. Alligevel foregår langt de fleste møder siddende.

Også omgivelserne har betydning. Ifølge den såkaldte Attention Restoration Theory kan ophold i naturen forbedre vores evne til at fokusere og reducere mental træthed.

Det er forhold, mange virksomheder aktivt opsøger, når de vælger mødesteder. Men det er ikke ensbetydende med, at de bliver brugt.

“De gæster, der booker hos os, synes, det er fedt, at vi har naturen, men de fleste bruger den bare ikke,” siger Angelika Berg Lærche fra HUSET Middelfart. Dermed opstår et paradoks: Vi ændrer rammerne ved at tage væk fra vores egne kontorer, men ikke adfærden.

Vi glemmer det meste igen

En anden udfordring ligger i det, der sker bagefter.

Ebbinghaus’ klassiske forskning i hukommelse viser, at vi kan glemme op mod halvdelen af ny information inden for det første døgn og op mod 70 procent i løbet af få dage, hvis der ikke følges op. Alligevel er opfølgning ofte fraværende.

“Rigtig mange møder og kurser går i glemmebogen ret hurtigt, fordi der ikke bliver fulgt op,” siger Angelika Berg Lærche. Vi har brug for at kende næste skridt. At vide hvor vi er på vej fra og til med de beslutninger, som mødet har sat gang i. Det betyder, at værdien af mødet forsvinder. Det samme gælder for vores engagement i mødet.

”Envejskommunikation, tavler og ”tørre tal” skal løbende underbygges med netværk, pauser og bevægelse, som inddrager deltagerne aktivt i løbet af dagen,” siger Angelika Berg Lærche.

Forskning i såkaldt “active learning” peger i samme retning: Vi forstår og husker mere, når vi selv er aktive deltagere, end når vi passivt lytter.

Et potentiale, vi kun lige er begyndt at udnytte

Det er nærliggende at konkludere, at vi holder for mange møder. Men måske er det ikke det centrale problem.

Mødet som format rummer et betydeligt potentiale. Det er her, mennesker mødes, deler viden og træffer beslutninger. Men det kræver, at vi tager det alvorligt. At vi ikke ser mødet som en rutine, men som et design. Når vi begynder at arbejde bevidst med pauser, variation, involvering og rammer, ændrer mødet karakter. Og i sidste ende er spørgsmålet ikke, hvor mange møder vi holder. Men hvordan vi holder dem.

I HUSET arbejder vi hver dag med at skabe rammerne for det gode møde. Sammen med vores mødekoordinatorer kan du være med til at designe dit møde, kursus eller konference, så det passer præcis til det udbytte, du ønsker for mødet.

Tag en indledende snak med Angelika Berg Lærche på tlf. +45 35 77 89 24