19 marts, 2018

Sådan vælger du den rette ordstyrer

Sådan vælger du den rette ordstyrer

Konferencier

Af Louise Lyngsø Kjærulff

En konferencier kan udfylde mange roller. Han eller hun kan fungere som vært, skabe stemning og komme med humoristiske indspark, sætte gang i debatten, opsummere eller synliggøre pointer. Hvilken konferencier, der matcher både arrangørens og deltagernes behov samt mødets agenda, varierer derfor fra gang til gang.

Alligevel findes der dog nogle vigtige overordnede rettesnore, som er værd at følge, når du skal finde den helt rigtige konferencier til dit arrangement.

Mikrofon konferencier

En god konferencier er kendetegnet ved …

  1. At se ud over sin egen og arrangørens næsetip

Ofte er det en person fra ledelsen eller en anden intern person, der vælges som ordstyrer. Dette er dog ikke altid den bedste løsning – og slet ikke, hvis det handler om at kommunikere en forandring til en skeptisk flok deltagere.
I nogle tilfælde bør du som arrangør derfor vurdere, om det vil være hensigtsmæssigt og måske også mere underholdende at hyre en ekstern konferencier.

En person udefra vil nemlig ofte bedre være i stand til at se emnet eller problemstillingen fra modtagerens synsvinkel, og risikerer derfor ikke i samme grad at tale henover hovedet på deltagerne eller negligere deres frustrationer eller manglende forståelse for budskabet.

  1. At skabe en oprigtig kontakt til deltagerne

Selvom du har et program fyldt med (på papiret) spændende punkter – og indlæggene er fyldt med kloge ord, er det ikke altid nok til at fange modtagerens interesse … i hvert fald ikke i længere tid.

I disse tilfælde kan en konferencier være med til at opretholde deltagerens opmærksomhed og samtidig skabe nogle små pauser mellem oplæggene.

Det er derfor også vigtigt at vælge en ordstyrer, der kan lide at være på. En der hurtigt opfanger stemninger og budskaber.

 

  1. At skære ind til kernen af budskaberne

Nogle præsentationer har så meget indhold, viden og ”tunge” slides, at oplægsholderne ender med at forvirre eller tabe modtagerne undervejs. Et af de vigtige krav til en god konferencier er derfor at kunne opsummere pointerne og fremhæve det vigtigste.

Vælg derfor gerne en konferencier, der er god til at finde ind til hovedpointerne, konkludere og skabe visualiseringer, der giver mening og hjælper de tilhørende med at arkivere og aktivere dagens budskab.

Ordstyrer

Det behøver ikke være en professionel

Der kan være mange fordele ved at vælge en konferencier, der er vant til at styre slagets gang. Men en enkelt ulempe er selvfølgelig ofte prisen. I mange tilfælde kan pengene til en professionel konferencier eller ordstyrer dog sagtens være givet rigtig godt ud. Mens det andre gange vil være mere fornuftigt at finde en i de interne rækker eller en god samarbejdspartner til opgaven.

Lars Peter Hermansen, der er kommerciel chef i Odense Håndbold, er en af de typer, der ofte får til opgave at styre slagets gang ved forskellige arrangementer. Han er nemlig ikke bleg for at stille sig op – og så er han uhøjtidelig, selvironisk og tænker hurtigt, hvilket er nødvendigt i rollen som konferencier.

- Faktisk ser jeg det slet ikke som en rolle, siger Lars Peter Hermansen og fortsætter: Jeg er, som jeg er – og kan snakke med langt de fleste, hvilket nok også afspejler sig i min måde at være ordstyrer på. For det handler i høj grad om at turde være sig selv, hvis man ønsker at fange deltagernes opmærksomhed.

Lars Peter Hermansen har bl.a. sørget for, at alle blev ført godt igennem dagens agenda i forbindelse med Middelfart Boldklubs VIP-arrangementer i HUSET Middelfart.

- Som ordstyrer – eller hvad vi skal kalde det – er noget af det vigtigste for mig personligt, at der er styr på teknikken og alt det praktiske. For når der er det, kan jeg koncentrere mig om min opgave. Og det kan jeg heldigvis altid i HUSET Middelfart, siger Lars Peter Hermansen med et smil på læben.

God fornøjelse med at vælge en konferencier, som får alt og alle til at klappe næste gang, du skal stå i spidsen for planlægningen af et større arrangement.

Vil du have endnu mere viden?

Få vores kommende blogindlæg direkte ind i mailboksen fremover - og få ny viden og inspiration til dine møder, konferencer og events.

Læs også ...

Nye krav til nutidens konferencecentre

Nye krav til nutidens konferencecentre

Der er visse ting, der bare skal være i top, når man holder møder, kurser og konferencer i dag. Basale ting som lokalerne, teknikken, faciliteterne og forplejningen. Og så er der nye ønsker og krav, som opstår fra tid til anden. Vi har derfor spurgt HUSETs kundechef Trine Duus Andreasen om, hvad HUSETs bookingteam oplever som værende vigtige parametre for nutidens mødebookere og konferencearrangører.Af Louise Lyngsø Kjærulff          Det skal være nemt Det første og det største ønske fra mange mødebookere og konferencearrangører er, at det skal være nemt. At arrangere og afholde fx en konference kan være meget komplekst. Der skal holdes styr på alt fra tilmeldinger, faktureringer, allergier og en masse andre faktorer.- Vi tilbyder alle, der booker arrangementer i HUSET at overlade alt det praktiske til os. Vi har det, vi kalder ’mødeservice’, hvor vi fx sørger for at lave deltagerlister, navneskilte og holde regnskab, siger Trine Duus Andreasen.HUSET Middelfart har desuden investeret i det online tilmeldingssystem NemTilmeld, som alle, der afholder og administrerer arrangementer på stedet ligeledes kan få adgang til.- I efteråret 2018 forventer vi desuden at kunne lancere muligheden for selv at sammensætte og booke arrangementer online via vores hjemmeside, fortæller Trine Duus Andreasen.HUSETs kundechef forventer dog primært, at det er mindre arrangementer og møder, der vil blive booket online, da langt de fleste stadig ønsker at snakke og rådføre sig med en af HUSETs bookingkonsulenter.Valg skal være bevidste Ingen – eller i hvert fald de færreste – vælger i dag blot det første og billigste konferencested, der dukker op på Google. HUSET Middelfart oplever i hvert fald, at nutidens mødebookere og konferencearrangører i stigende grad efterspørger og vælger konferencecentre, der er miljøbevidste, tilbyder økologisk forplejning og er etisk ansvarlige.- Vi oplever, at mange af vores samarbejdspartnere sætter pris på, at vi kan fremvise ansvarlighed i form af Det Økologiske Spisemærke i bronze, Den Grønne Nøgle, CSR-mærket, og at vi aktivt bekæmper madspild, fortæller Trine Duus Andreasen.I HUSET Middelfart oplever bookingteamet dog ikke kun, at valgene træffes ud fra social, miljømæssig og samfundsmæssig ansvarlighed.- Tingene skal give mening. Derfor oplever vi også flere end tidligere, der efterspørger specialløsninger, som understøtter selve arrangementet eller virksomhedens profil, siger Trine Duus Andreasen.- For et par uger siden blev der fx afholdt en konference med fokus på klimaforandringer her i HUSET. I den forbindelse fik deltagerne en lille goodiebag indeholdende bl.a. en insektbar og insektsnack, fortæller hun.HUSET Middelfart huser (foruden konferencecenteret) Danmarks største permanente byggeudstilling, hvilket ofte er den primære årsagen til, når mange virksomheder inden for byggebranchen afholder arrangementer på stedet.- Når denne type virksomheder afholder kurser, konferencer og lignende i HUSET Middelfart, så udnytter de gerne udstillingen til workshops, gruppearbejde, rundvisninger eller blot til underholdning i pauserne, fortæller Trine Duus Andreasen.Den tekniske support skal være 24/7 At teknikken fungerer i forbindelse med alle typer af arrangementer tages som en selvfølge. Lige som det forventes, at der følger teknisk support med under hele arrangementet, så oplægsholderne ubekymret kan gå på – og uden problemer gennemføre deres oplæg, uanset om klokken er otte om morgenen eller aftenen.- I HUSET Middelfart har vi tre teknikere ansat, som sørger for at tjekke teknikken inden alle arrangementer og hjælpe oplægsholderen med fx at få tilsluttet sin computer og installere mikrofonen, siger Trine Duus Andreasen og fortsætter: Og skulle der mod forventning være teknik, der driller, så er det bare at benytte den direkte hotline til vores teknikere – uanset dag eller tidspunkt – så kommer en af dem straks forbi.Vil du have endnu mere viden? Få vores kommende blogindlæg direkte ind i mailboksen fremover - og få ny viden og inspiration til dine møder, konferencer og events.
Læs mere
20 februar, 2018
6 tendenser inden for konferencemad 2018

6 tendenser inden for konferencemad 2018

Et nyt år betyder nye tendenser og nye strømninger - også inden for mad og drikke, når der skal afholdes konferencer, kurser, events og lignende. Her får du et lille indblik i 6 af de tendenser, som HUSET Middelfarts F&B Chef Kim Sabroe Reckweg spår til at blive de største i 2018.Af Louise Lyngsø KjærulffMad er lige som mode. Der opstår konstant nye tendenser, trends og fortolkninger af gamle klassikere. Det vi foretrækker på bordet afhænger dog - lige som moden - af en masse faktorer såsom tid, sted og stemning. Vi har derfor bedt F&B Chef Kim Sabroe Reckweg, der hvert år kigger i adskillige trendrapporter, skarpe analyser om fødevareudviklingen og lidt i krystalkuglen, for at vurdere, hvad der kommer til at være et hit på tallerkenen (og i glas og kopper) i forbindelse med konferencer og andre forretningsaktiviteter i 2018. Og her får du hans seks bud:1. Mere og mere økologi "Er der en tendens, vi kun har set gå i en retning de seneste år, så er det interessen for at vælge økologisk", siger Kim Sabroe Reckweg. Flere og flere af HUSET Middelfarts konference- og mødebookere efterspørger og sætter pris på økologiske råvarer.30-60 % af al den mad, der serveres i HUSETs Restaurant er derfor økologisk. Lige fra morgenbuffeten og morgenkaffen til aftenens menu og vinen, der skænkes i glassene. Dette har medført, at stedet har kunne bryste sig af Det Økologiske Spisemærke i bronze siden 2016."Vi prioriterer at bruge økologiske råvarer efter sæson. Det er vores valg og derfor ikke noget, der kan fravælges, men samtidig heller ikke noget, der koster ekstra for vores gæster", fortæller F&B Chefen.2. Skal vi dele? Delemad eller småhapsere, hvor man kan smage lidt forskelligt på tallerkenen er i løbet af de seneste år blevet mere og mere populære, og Kim Sabroe Reckweg forventer ikke, at klimaks er nået endnu."Tapas er specielt populært i forbindelse med vores private selskaber, men vi oplever også en stigende tendens til, at flere end tidligere vælge løsningen til deltagerne på de kurser og konferencer, der holdes i huset", siger han.3. Smuk, spiselig pynt Engang var blomster kun noget, man pyntede bordet med ved HUSET Middelfart, men i dag kommer smukke, spiselige blomster også ofte på toppen af tallerkenen."Vores gæster forventer ikke kun at få noget, der smager godt, når de besøger os. De forventer også, at det ser godt ud. Og selvom blomster ikke gør det store for smagen, så gør det en den grad noget for synet. Derfor bruger vi - lige som så mange andre i øjeblikket - meget gerne blomster som dekoration i både salte og søde anretninger," fortæller Kim Sabroe Reckweg, der samtidig fortæller, at kokkene ofte "høster" de blomster og de urter, de bruger i maden og som dekoreation, i nærområdet.4. Alternative snacks Selvom HUSET Middelfart stadig oftest får bestillinger på klassiske snacks såsom chips og mindre tapasanretninger, så er en ny trend også begyndt at indfinde sig blandt konferencegæsterne. Alternative snacks i form af bagte melorme, græshoppere og andre insekter har været blandt bestillingerne i 2017, og mon ikke der kommer flere af denne type bestillinger i 2018?F&B Chefen nikker og siger: "Vi oplever generelt, at vores gæster er mere eksperimenterende, når det kommer til menuvalg. Insekter er stadig en så alternativ spise herhjemme, at folk synes, det er spændende at smage - og ikke mindst fortælle om, når de vender tilbage til kontoret".5. Special-te hitter Lige som det ikke er nok kun at tilbyde sort kaffe, så er det heller ikke længere nok kun at kunne tilbyde Earl Grey, skovbær-te og grøn te. I HUSET Middelfart kan man vælge og vrage mellem hele 24 forskellige slags te. De står alle fremme i HUSETs Café og Restaurant, så gæsterne selv kan vælge den te, de ønsker."Det interessante er, at der ikke blot er et par af vores te-blandinger, der er populære. Der bliver vitterligt brygget te fra alle krukker - hvilket jo tyder på, at vores gæster sætter pris på det store udvalg," siger Kim Sabroe Reckweg.6. En drink er ikke bare en drink En gin og tonic er ikke længere bare en tilfældig gin og den billigste tonic. Også inden for drinks oplever HUSET Middelfart, at gæsterne i stigende grad sætter pris på et bredt udvalg."Vi har for nylig indskrænket vores sortiment af forskellige typer mixede cocktails, men til gengæld indkøbt flere og mere eksklusive varianter af special spiritus," fortæller Kim Sabroe Reckweg og fortsætter: "Det har vi gjort som følge af flere efterspørgsler på short drinks end på fancy cocktails". .Se mere om HUSETs RestaurantVil du have endnu mere viden? Få vores kommende blogindlæg direkte ind i mailboksen fremover - og få ny viden og inspiration til dine møder, konferencer og events.
Læs mere
3 januar, 2018
4 råd: Sådan netværker du mest optimalt (i den virkelige verden)

4 råd: Sådan netværker du mest optimalt (i den virkelige verden)

Uanset om du planlægger eller deltager i møder, messer, kurser og konferencer, så har netværksdelen stor betydning for din karriere. Derfor får du her 4 gode råd til, hvordan du får mest mulig ud af, når du netværker i den virkelige verden.Af Louise Lyngsø KjærulffKvalitet over kvantitet Der er specielt én typisk fejl, mange begår, når de er til arrangementer, hvor de kan netværke. Nemlig den, at de forsøger at netværke med så mange som muligt i stedet for at netværke med de rigtige.Det betyder, at de render forvirrede rundt fra person til person – eller fra stand til stand på en messe og allerede få minutter inde i samtalen er videre i tankerne.Vil du undgå at rende febrilsk rundt fra person til person, og samtidig undgå at spilde tiden på de forkerte? Så bør du inden, du tager af sted sørge for at definere en netværksmæssig målsætning. Hvis du fx har en deltagerliste, så brug den til at vurdere, hvem der vil være relevante for dig at komme i dialog med, når I mødes.Forbered dig hjemmefra Det kræver forberedelse af definere, hvem du skal gå målrettet efter at komme i snak med. Brug derfor lidt tid hjemmefra til at kigge på de repræsenterede virksomheders website og deltagernes LinkedIn-profil – måske er du så heldig, at de kigger retur eller i det mindste bemærker, at du har været forbi i cyberspace. På den måde vil I allerede, når I mødes til arrangementet have lidt kendskab til hinanden og måske også have indblik i hinandens individuelle kompetencer og mulige faglige udfordringer.Du kan også med fordel vælge at skrive en privat besked via LinkedIn, inden I mødes, I så fald har du endnu større chance for at få taletid med personen.Vis hvem du er Sørg desuden altid for at have et navneskilt med i tilfælde, af at du ikke får et udleveret på stedet. Det gør det nemmere for andre at finde dig og netværke med dig, når det er tydeligt, hvem du er, og hvilken virksomhed du repræsenterer. Hav også gerne gammeldags visitkort med i lommen til efter samtalen for den sags skyld, så personerne, du har snakket med, har dine kontaktoplysninger. Og har du ikke allerede har tilføjet personen til dit netværk på LinkedIn, bør du selvfølgelig gøre det efterfølgende og samtidig benytte lejligheden til at skrive en personlig besked som opfølgning på jeres dialog.Interessen skal gå begge veje Netværk handler om at opbygge relationer – og relationer opstår kun, hvis der er en gensidig interesse i at det opbygges. Det er derfor vigtig, at du ikke blot tænker: ”hvad kan jeg få ud at netværke med denne person”, men i høj grad også tænker: ”hvordan kan jeg eller min virksomhed blive interessant for den person, jeg ønsker at netværke med?”.Tænker du kun på, hvad du selv kan få ud af netværke med personen, bliver samtalen nok ikke til mere end en hyggelig sludder på selve dagen.Hvis du giver lidt af dig selv, et godt råd, tip eller lidt af det, din virksomhed tilbyder, så vil personen, du snakker med have større tilbøjelighed at vise gensidig interesse.
Læs mere
7 september, 2017