1 februar, 2019

Sådan vælger du den bedste bordopstilling

Sådan vælger du den bedste bordopstilling

Af Louise Lyngsø Kjærulff

Det første du bør overveje, når du skal vælge bordopstilling er: Har deltagerne overhovedet behov for borde - eller kan de nøje med stole?

Fordelen ved at vælge en opstilling med borde er bl.a., at deltagerne nemmere kan tage notater og har mulighed for at indtage mad og drikke, mens de sidder ved bordet. Ulempen kan derimod være, at rummets kapacitet mindskes, så snart der også skal gøres plads til borde.

I HUSET Middelfart har vi i samarbejde med vores erfarne teknikere udvalgt seks forskellige bordopstillinger, som hver især har deres fordele – og ulemper.

1. U-bord

Denne bordopstilling er ofte den mes optimale, hvis formålet med mødet er, at deltagerne både skal lytte og interagerer med underviseren/taleren.

Fordele ved opstillingen:

  • Deltagerne har alle mulighed for at se og blive set af undervisere/taleren
  • Interaktionen mellem deltagerne er mulig, da flere sidder med ansigterne mod hinanden.
  • God mulighed for at demonstrere eller vise fx produkter på pladsen i midten af hesteskoen.

Ulemper ved opstillingen:

  • Rummets kapacitet udnyttes ikke, pga. ”spildpladsen” i midten af hesteskoen.
  • Deltagernes tasker/bagage kan komme til at ligge i vejen i gangarealet bag ved bordene.

2. Gruppeborde

Dette er uden tvivl opstillingen, du skal vælge, hvis du ønsker, at deltagerne skal interagere mere med hinanden end med taleren/underviseren.

Fordele ved opstillingen:

  • Interaktionen mellem deltagerne optimeres, da de sidder med ansigterne mod hinanden.
  • Den gør det muligt for deltagerne at arbejde sammen to og to eller i mindre grupper.

Ulemper ved opstillingen:

  • Flere af deltagere vender ikke naturligt ansigtet mod underviseren/taleren
  • Rummets kapacitet reduceres i forhold til flere af de øvrige , da der skal være plads til bordene – og plads rundt om bordene til, at deltagerne kan komme ind og ud.

3. Skoleborde

Opstillingen minder om det, du sikkert kender fra din skoletid. Her er bordene placeret i lige rækker, og deltagernes stole placeret så alle vender ansigtet samme retning. Dette gør opstillingen optimal i forbindelse med kurser og anden undervisning, hvor deltagerne har behov for at skrive noter – eller have bøger eller en computer foran sig.

Fordele ved opstillingen:

  • Alle deltagere vender ansigtet mod underviseren/taleren
  • Deltagerne forstyrres minimalt af de øvrige deltagere

Ulemper ved opstillingen:

  • Interaktionen mellem deltagerne minimeres, da de ikke sidder med ansigterne mod hinanden.
  • Rummets kapacitet reduceres i forhold til fx rækker på langs, da der kun er stole på den ene side af bordene.
  • Deltagernes tasker/bagage kan komme til at ligge i vejen i gangarealet bag ved bordene.

4. Rækker på langs

Denne bordopstilling benyttes ofte, når både taler/underviser og deltagerne skal interagere. Den er ofte brugt i forbindelse med møder, hvor der indgår mad og drikke under selve oplægget.

Hvis I er mange deltagere, men samtidig har behov for borde, så er denne opstilling den mest optimale i forhold til udnyttelse af rummets kapacitet.

Fordele ved opstillingen:

  • Alle deltagere kan nemt vende ansigtet mod underviseren/taleren
  • Interaktionen mellem deltagerne optimeres, da de sidder med ansigterne mod hinanden.
  • Rummets kapacitet optimeres i forhold til fx skoleborde, da der er stole på begge sider af bordene

Ulemper ved opstillingen:

  • Deltagernes tasker/bagage kan komme til at ligge i vejen i gangarealet bag ved bordene.
  • Der skal være plads på begge sider af bordet, så deltagerne kan komme ind og ud.

5.Sildeben

Her har deltagerne godt udsyn til lærredet og underviseren/taleren, da de alle vender ansigtet mod præsentationen.

Fordele ved opstillingen:

  • Alle deltagere har godt udsyn mod underviseren/taleren og lærredet
  • Deltagerne forstyrres minimalt af de øvrige deltagere

Ulemper ved opstillingen:

  • Interaktionen mellem deltagerne er mulig, men opstillingen er ikke optimal til dette formål.
  • Rummets kapacitet reduceres i forhold til fx rækker på langs, da der kun er stole på den ene side af bordene.
  • Deltagernes tasker/bagage kan komme til at ligge i vejen i gangarealet bag ved bordene.

6. Biograf/stolerækker

Denne opstilling er oplagt, hvis der er mange deltagere, som skal lytte eller se på en taler eller præsentation – som i biografen eller til et foredrag. Denne opstilling bør primært vælges i forbindelse med kortere oplæg, da variationen i siddepositioner ikke er særlig stor, og deltagerne derfor hurtigt kommer til at sidde uroligt.

Herudover er deltagernes mulighed for at skrive notater og snakke med hinanden minimal, hvilket bør tages med i overvejelserne, hvis denne opstilling vælges.

Fordele ved opstillingen:

  • Alle deltagerne kigger samme vej
  • Størst mulig udnyttelse af rummets kapacitet

Ulemper ved opstillingen:

  • Deltagerne har svært ved at skrive notater, da der ikke er nogle borde
  • Interaktionen mellem deltagerne minimeres, da de ikke sidder med ansigterne mod hinanden.
  • Deltagerne sidder meget tæt og er nødt til at forstyrre de deltagere i stolerækken, når de skal ind og ud.
  • Der er ikke mulighed for at deltagerne spiser eller drikker ved deres plads.

3 ting du skal overveje, inden du vælger opstilling

Når du holder dit arrangement i HUSET Middelfart hjælper vi dig altid gerne med at vælge den eller de helt rigtige bordopstilling (for den eller lokalet kan selvfølgelig ændres undervejs) på baggrund af:

  1. Arrangementets formål og indhold
  2. Antallet af deltagere
  3. Lokalets størrelse og form

Lokaleoversigt og bordopstillinger i HUSET Middelfart

Se hvor mange personer, der kan være i vores lokaler ved de forskellige bordopstillinger (side 2).

Læs også ...

Få udbytte af mødet, også hjemme på kontoret

Få udbytte af mødet, også hjemme på kontoret

Tankerne, ideerne og visionerne er ofte enormt gode, mens selve mødet står på. Men alt for ofte er de noget sværere at implementere, når man vender tilbage til hverdagen.Kender du det? Så prøv at svare på tre nedenstående spørgsmål næste gang, du vender hjem fra fx strategimødet, kurset eller konferencen. Af Louise Lyngsø KjærulffI forlader konferencestedet med ny viden i bagagen, en klar plan under armen og en god frokost i maven. Det har været en god dag – eller måske dage. I har diskuteret, analyseret, ideudviklet og konsekvensberegnet. Alt står lysende klart for jer. Nu er det bare hjem til kontoret og i gang … det er dog desværre sjældent så lige til.Men fortvivl ikke. Vi har nemlig taget en snak med Betina Bay Frandsen fra KAR+CO, som til daglig rådgiver og træner specielt ledere i gøre strategi til handlinger. Og ifølge hende kan du lykkes langt bedre med implementeringen hjemme i virkeligheden, hvis du forbereder dig på at kommunikere svaret på tre grundlæggende spørgsmål:  1) Hvad skal ændres – og hvor meget? ”Først og fremmest handler det om at få defineret, hvad det overhovedet er, der skal ændres”, fortæller Betina Bay Frandsen.Ifølge hende skal du prøve at definere ændringen så præcist som muligt – og herefter opsætte nogle konkrete målsætninger.”På den måde har du dels noget håndgribelig at forholde dig til og samtidig en fast målestok at vurdere ud fra, hvorvidt implementeringen er lykkes eller ej,” siger hun.Det er med andre ord ikke nok at tage hjem fra konferencestedet og fx tænke: Vi skal hæve vores serviceniveau, så vores kundetilfredshed stiger. I dette tilfælde er du nødt til at præcisere; Hvad menes der med højere serviceniveau? Og hvor meget skal kundetilfredsheden stige med?2) Hvorfor skal det ændres? Når målet er defineret – og alle implicerede parter er bevidste om målsætningen med ændringerne, er der et andet vigtig spørgsmål, du som ansvarlig bør besvare. Nemlig: hvorfor skal det ændres.”I mit job oplever jeg ofte ledere, som har lagt en flot ny strategi for virksomheden, men glemmer at forklare baggrunden for de beslutninger, der er taget,” fortæller Betina Bay Frandsen.Uanset om du er leder eller ej, er det vigtig for både dig og de implicerede i ændringen at tydeliggøre konsekvensen af at gennemføre ændringen, men bestemt også, hvad der sker, hvis den ikke gennemføres.Hvis vi holder fast i eksemplet fra før, er det fx vigtigt at anskueliggøre, hvorfor serviceniveauet skal hæves. Er den generelle kundetilfredshed faldet? Vælger kunderne jer fra? Eller vil I være kendt for jeres uovertrufne service.  3) Hvordan skal ændringen ske? Næste og sidste skridt i processen mod at få udbytte af den nye viden, strategi eller de nye kompetencer er at gøre ord til handlinger.”I stedet for blot at sige, at noget skal ændres, så handler tredje og sidste spørgsmål om at formulere nogle konkrete handlinger, som sikrer, at planen eller den nye viden fra mødet kan realiseres,” fastslår Betina Bay Frandsen. I forbindelse med tredje spørgsmål skal det derfor defineres, hvad de enkelte involverede parter skal gøre, for at målsætningen lykkes. Skal alle kunder fx modtages med et håndtryk? Skal alle kunder have en fødselsdagsgave? Eller skrives al kundekommunikation under med en personlig hilsen fra en medarbejder?”I forbindelse med tredje spørgsmål er det vigtigt at definere de konkrete handlinger for alle de implicerede i processen – fra lederen stil studentermedhjælperen,” siger Betina Bay Frandsen.Prøv at besvare disse tre enkle spørgsmål næste gang, du vender hjem fra et møde eller konference med en plan under armen. Så vil du med stor sandsynlig få mere ud af den eller de dage, du brugte på at udvikle planen.
Læs mere
17 april, 2018
Sådan vælger du den rette ordstyrer

Sådan vælger du den rette ordstyrer

Når dagsorden for et arrangement er sat, følger ofte spørgsmålet: Hvem skal styre slagets gang? Arrangøren, ledelsen eller måske en professionel konferencier? I bund og grund kan alle tre muligheder være lige gode. Det afhænger helt af, hvad emnet er, men også om, hvem deltagerne er. At vælge den rigtige konferencier eller ordstyrer, er derfor en vigtig detalje i forhold til at binde tingene sammen, engagere deltagerne og skabe et naturligt flow.Af Louise Lyngsø KjærulffEn konferencier kan udfylde mange roller. Han eller hun kan fungere som vært, skabe stemning og komme med humoristiske indspark, sætte gang i debatten, opsummere eller synliggøre pointer. Hvilken konferencier, der matcher både arrangørens og deltagernes behov samt mødets agenda, varierer derfor fra gang til gang.Alligevel findes der dog nogle vigtige overordnede rettesnore, som er værd at følge, når du skal finde den helt rigtige konferencier til dit arrangement.En god konferencier er kendetegnet ved …At se ud over sin egen og arrangørens næsetipOfte er det en person fra ledelsen eller en anden intern person, der vælges som ordstyrer. Dette er dog ikke altid den bedste løsning – og slet ikke, hvis det handler om at kommunikere en forandring til en skeptisk flok deltagere. I nogle tilfælde bør du som arrangør derfor vurdere, om det vil være hensigtsmæssigt og måske også mere underholdende at hyre en ekstern konferencier.En person udefra vil nemlig ofte bedre være i stand til at se emnet eller problemstillingen fra modtagerens synsvinkel, og risikerer derfor ikke i samme grad at tale henover hovedet på deltagerne eller negligere deres frustrationer eller manglende forståelse for budskabet.At skabe en oprigtig kontakt til deltagerneSelvom du har et program fyldt med (på papiret) spændende punkter – og indlæggene er fyldt med kloge ord, er det ikke altid nok til at fange modtagerens interesse … i hvert fald ikke i længere tid.I disse tilfælde kan en konferencier være med til at opretholde deltagerens opmærksomhed og samtidig skabe nogle små pauser mellem oplæggene.Det er derfor også vigtigt at vælge en ordstyrer, der kan lide at være på. En der hurtigt opfanger stemninger og budskaber. At skære ind til kernen af budskaberneNogle præsentationer har så meget indhold, viden og ”tunge” slides, at oplægsholderne ender med at forvirre eller tabe modtagerne undervejs. Et af de vigtige krav til en god konferencier er derfor at kunne opsummere pointerne og fremhæve det vigtigste.Vælg derfor gerne en konferencier, der er god til at finde ind til hovedpointerne, konkludere og skabe visualiseringer, der giver mening og hjælper de tilhørende med at arkivere og aktivere dagens budskab.Det behøver ikke være en professionel Der kan være mange fordele ved at vælge en konferencier, der er vant til at styre slagets gang. Men en enkelt ulempe er selvfølgelig ofte prisen. I mange tilfælde kan pengene til en professionel konferencier eller ordstyrer dog sagtens være givet rigtig godt ud. Mens det andre gange vil være mere fornuftigt at finde en i de interne rækker eller en god samarbejdspartner til opgaven.Lars Peter Hermansen, der er kommerciel chef i Odense Håndbold, er en af de typer, der ofte får til opgave at styre slagets gang ved forskellige arrangementer. Han er nemlig ikke bleg for at stille sig op – og så er han uhøjtidelig, selvironisk og tænker hurtigt, hvilket er nødvendigt i rollen som konferencier.- Faktisk ser jeg det slet ikke som en rolle, siger Lars Peter Hermansen og fortsætter: Jeg er, som jeg er – og kan snakke med langt de fleste, hvilket nok også afspejler sig i min måde at være ordstyrer på. For det handler i høj grad om at turde være sig selv, hvis man ønsker at fange deltagernes opmærksomhed.Lars Peter Hermansen har bl.a. sørget for, at alle blev ført godt igennem dagens agenda i forbindelse med Middelfart Boldklubs VIP-arrangementer i HUSET Middelfart.- Som ordstyrer – eller hvad vi skal kalde det – er noget af det vigtigste for mig personligt, at der er styr på teknikken og alt det praktiske. For når der er det, kan jeg koncentrere mig om min opgave. Og det kan jeg heldigvis altid i HUSET Middelfart, siger Lars Peter Hermansen med et smil på læben.God fornøjelse med at vælge en konferencier, som får alt og alle til at klappe næste gang, du skal stå i spidsen for planlægningen af et større arrangement.Vil du have endnu mere viden? Få vores kommende blogindlæg direkte ind i mailboksen fremover - og få ny viden og inspiration til dine møder, konferencer og events.
Læs mere
19 marts, 2018
Nye krav til nutidens konferencecentre

Nye krav til nutidens konferencecentre

Der er visse ting, der bare skal være i top, når man holder møder, kurser og konferencer i dag. Basale ting som lokalerne, teknikken, faciliteterne og forplejningen. Og så er der nye ønsker og krav, som opstår fra tid til anden. Vi har derfor spurgt HUSETs kundechef Trine Duus Andreasen om, hvad HUSETs bookingteam oplever som værende vigtige parametre for nutidens mødebookere og konferencearrangører.Af Louise Lyngsø Kjærulff          Det skal være nemt Det første og det største ønske fra mange mødebookere og konferencearrangører er, at det skal være nemt. At arrangere og afholde fx en konference kan være meget komplekst. Der skal holdes styr på alt fra tilmeldinger, faktureringer, allergier og en masse andre faktorer.- Vi tilbyder alle, der booker arrangementer i HUSET at overlade alt det praktiske til os. Vi har det, vi kalder ’mødeservice’, hvor vi fx sørger for at lave deltagerlister, navneskilte og holde regnskab, siger Trine Duus Andreasen.HUSET Middelfart har desuden investeret i det online tilmeldingssystem NemTilmeld, som alle, der afholder og administrerer arrangementer på stedet ligeledes kan få adgang til.- I efteråret 2018 forventer vi desuden at kunne lancere muligheden for selv at sammensætte og booke arrangementer online via vores hjemmeside, fortæller Trine Duus Andreasen.HUSETs kundechef forventer dog primært, at det er mindre arrangementer og møder, der vil blive booket online, da langt de fleste stadig ønsker at snakke og rådføre sig med en af HUSETs bookingkonsulenter.Valg skal være bevidste Ingen – eller i hvert fald de færreste – vælger i dag blot det første og billigste konferencested, der dukker op på Google. HUSET Middelfart oplever i hvert fald, at nutidens mødebookere og konferencearrangører i stigende grad efterspørger og vælger konferencecentre, der er miljøbevidste, tilbyder økologisk forplejning og er etisk ansvarlige.- Vi oplever, at mange af vores samarbejdspartnere sætter pris på, at vi kan fremvise ansvarlighed i form af Det Økologiske Spisemærke i bronze, Den Grønne Nøgle, CSR-mærket, og at vi aktivt bekæmper madspild, fortæller Trine Duus Andreasen.I HUSET Middelfart oplever bookingteamet dog ikke kun, at valgene træffes ud fra social, miljømæssig og samfundsmæssig ansvarlighed.- Tingene skal give mening. Derfor oplever vi også flere end tidligere, der efterspørger specialløsninger, som understøtter selve arrangementet eller virksomhedens profil, siger Trine Duus Andreasen.- For et par uger siden blev der fx afholdt en konference med fokus på klimaforandringer her i HUSET. I den forbindelse fik deltagerne en lille goodiebag indeholdende bl.a. en insektbar og insektsnack, fortæller hun.HUSET Middelfart huser (foruden konferencecenteret) Danmarks største permanente byggeudstilling, hvilket ofte er den primære årsagen til, når mange virksomheder inden for byggebranchen afholder arrangementer på stedet.- Når denne type virksomheder afholder kurser, konferencer og lignende i HUSET Middelfart, så udnytter de gerne udstillingen til workshops, gruppearbejde, rundvisninger eller blot til underholdning i pauserne, fortæller Trine Duus Andreasen.Den tekniske support skal være 24/7 At teknikken fungerer i forbindelse med alle typer af arrangementer tages som en selvfølge. Lige som det forventes, at der følger teknisk support med under hele arrangementet, så oplægsholderne ubekymret kan gå på – og uden problemer gennemføre deres oplæg, uanset om klokken er otte om morgenen eller aftenen.- I HUSET Middelfart har vi tre teknikere ansat, som sørger for at tjekke teknikken inden alle arrangementer og hjælpe oplægsholderen med fx at få tilsluttet sin computer og installere mikrofonen, siger Trine Duus Andreasen og fortsætter: Og skulle der mod forventning være teknik, der driller, så er det bare at benytte den direkte hotline til vores teknikere – uanset dag eller tidspunkt – så kommer en af dem straks forbi.Vil du have endnu mere viden? Få vores kommende blogindlæg direkte ind i mailboksen fremover - og få ny viden og inspiration til dine møder, konferencer og events.
Læs mere
20 februar, 2018