25 september, 2019

Sådan opnår du effektive møder

Sådan opnår du effektive møder

Vil du også gerne undgå endeløse møder med rodede dagsordener og et hav af deltagere, der koster både tid og penge? Vi har interviewet Line Holst Jensen, ejer og seniorkonsulent hos AZENA, som har næsten 20 års erfaring i udvikling af møder. Her er udvalgte tips til din tjekliste til effektive møder - før, under og efter.

Af Louise Lyngsø Kjærulff

FØR MØDET

Lav en klar, velovervejet og attraktiv dagsorden.

  1. Det skal være soleklart for deltagerne, hvad mødet skal munde ud i. Brug derfor klare og enkle beskrivelser af formålet med de enkelte punkter, og skær helt ind til benet.
  2. Inviter kun de nødvendige mødedeltagere. Del evt. mødet op i 2 dele, og inviter de deltagere som har betydning for hele mødet og andre til enten første eller anden del af mødet.
  3. Tag stilling til mødets rammer i forhold til dagsorden. Flyt mødet ud af huset når det er nødvendigt og giver mening.
    Der er mange fordele ved at mødes ansigt til ansigt. En af dem er, at der opstår energi mellem mennesker som mødes.
  4. Planlæg en god mødeproces, hvor alle deltagere hurtigst muligt aktiv kommer på banen. Bed gerne deltagerne om at forberede sig ved f. eks at udsende evt. læsestof forud for mødet, så I alle kan bruge mødet interaktivt.

UNDER MØDET

Disponer dagsordenen efter tid. Vær dog fleksibel i forhold til hvor energien er på mødet.

  1. Lad et punkt udgå, hvis det viser sig ikke at give mening. Vær ikke bange for at parkere en debat, hvis den ikke er relevant for mødets mål og dagsorden. Flyt evt. punktet til næste møde.
  2. Involver alle deltagere aktivt - også de stille - indenfor de første 5 minutter efter mødets start. Enten i form af samtale i plenum eller med sidemanden. Få deres mentale nærvær i forhold til hver deres rolle.
  3. HUSK pauser især ved længere møder.
  4. Er der virtuelle deltagere på mødet, er det vigtigt, at de inddrages på lige vilkår med de fysiske deltagere, og at de via videoopkald er synlige på skærmen for alle.
  5. Opsummer på mødet, hvad der er besluttet, og hvem der er ansvarlige. Og sørg efterfølgende for at at følge op på, at handlinger eller aftaler gennemføres.

EFTER MØDET

Send en opfølgning eller et mødereferat indefor de første dage efter mødet.

  1. Opfølgningen skal indeholde udbyttet af mødet, det I har gennemgået, lært eller besluttet, og hvem der eventuelt er ansvarlig for de enkelte punkter.
  2. Tydeliggør hvordan tingene forventes effektueret .
  3. Følg op! hvordan forløber den individuelle opfølgning og hvad er status hos hver af de ansvarlige.
  4. Gør det overskueligt og dynamisk for alle - brug de virtuelle værktøjer som Skype, Slack, Trello og lignende.

Læs også ...

Mødelokalerne har afgørende betydning

Mødelokalerne har afgørende betydning

Det er mødelokalerne som sælger konferencen.Da krisen kradsede i Danmark for cirka 10 år siden, var prisen for at afvikle en konference det altafgørende parameter. I dag er prisen rykket ned ad listen til fordel for mødelokalet, som har indtaget førstepladsen. Af Louise Lyngsø Kjærulff og Kristine Buske Nielsen Om du er til store, mindre eller små konferencesteder er typisk en smagssag. Det er det til gengæld ikke, når det gælder de faciliteter, konferencestedet stiller til rådighed. Det fortæller Christian Guldager, der er direktør hos Kursuslex, som siden 1972 har udviklet og udgivet værktøjer til møde-, kursus- og kongresplanlæggere. Plenumlokale: Kay Fisker 4.000 mødebookere er ikke i tvivl Kursuslex har cirka 12.000-13.000 mødeplanlæggere i deres kartotek. 4.000 af dem har takket ja til at modtage nyhedsmails, og de bliver en gang om året stillet spørgsmål – blandt andet om deres kriterier for at vælge konferencested. I den seneste analyse pegede 91 procent af de adspurgte på, at mødelokalets standard er det allervigtigste for dem, når de skal vælge sted. Mødelokaler sidestilles i dag med øvrige værktøjer, som skal fungere for, at en konference er vellykket. ”Kigger du på andre faciliteter som wellness og pool, så har det ikke så stor betydning,” påpeger han. Et andet væsentligt kriterie for mødeplanlæggere er den personlige kontakt og tilliden mellem arrangør og konferencested. ”Det er faktisk noget, næsten ni ud af 10 peger på er væsentligt. Og her kan man sige, at det nogle gange kan være bedre, hvis man er et individuelt konferencested, fordi man har en større grad af frihed til at skabe kontakt med sine kunder”, siger Christian Guldager. Fyn - geografisk godt placeret Hvor skal man så placere sin konference? Er der stor forskel på, om konferencestedet ligger på Sjælland, Fyn eller Jylland? ”Geografi byder rigtigt meget, fordi det typisk skal ligge med kortest mulige rejseafstand og dermed mindst mulig udgift for arrangørerne. Når det er sagt, så er der virksomheder eller arrangører, som har brug for at samle medarbejdere eller deltagere fra hele landet, og her har Fyn altså en stor fordel. Det er også en af årsagerne til, at øen har så mange møder og venues,” siger Christian Guldager.
Læs mere
9 september, 2019
Konferencecenterets teknik skal bare fungere

Konferencecenterets teknik skal bare fungere

Intet møde, kursus eller konference uden teknik. Sådan er det bare i dag. Teknikken - lyden, billedet og lyset - skal fungere fra start til slut. Derfor anbefaler en erfaren kursusunderviser, at konferencesteder skal vægte teknikken i toppen af listen over servicetilbud. Af Louise Lyngsø Kjærulff og Kristine Buske Nielsen Teknik, der fungerer upåklageligt, er et af de vigtigste parametre, når et konference- eller undervisningssted skal udvælges. Det mener Christian Bolding, som er byggeøkonom og har en lang karriere inden for byggefaget bag sig. Han har siden 1986 undervist i IKT, byggeteknik, byggeøkonomi og -jura og er desuden både kursus- og uddannelsesleder. Det er med andre ord en erfaren og krævende herre, der tilbringer de fleste arbejdsdage i undervisningslokaler på uddannelsesinstitutioner eller ikonferencecentre. God teknik er ingen selvfølge ”Allerhelst skal teknikken fungere så godt, at du overhovedet ikke tænker på den,” siger han. Og det er altså ikke en selvfølge alle steder, understreger han. ”Jeg har undervist på mange offentlige uddannelsesinstitutioner, og her må jeg bare konstatere, at teknikken er generelt mere velfungerende på konferencestederne, selv om man umiddelbart skulle tro andet,” siger han.Men hvad er så velfungerende teknik set med Christian Boldings øjne? ”For mig handler god teknik om fire grundlæggende ting. Kan du som konferencested eller undervisningslokale leve op til det, er du sikret tilfredse kunder. Og tilfredse kunder kommer igen,” siger han. Et stærkt teknisk team Christian Bolding underviser bl.a. på Molios Kurser i HUSET Middelfart, og det er han godt tilfreds med. ”Der er altid styr på teknikken. Projektorerne i loftet er nyeste laserteknologi, og det står altså godt på skærmen. Vi har aldrig vrøvl med WiFi’en, og så har de et stærkt teknisk team, der aldrig lader dig vente, hvis der mod forventning skulle opstå udfordringer,” siger Christian Bolding. 4 teknik-musthaves Christian Boldings fire ønsker til velfungerende teknik er: Projektorer i loftet i høj kvalitet, og som er indstillet korrekt. Et velfungerende wi-fi. Vi lever i en digital tid, og den fysiske undervisningsmappe med stakkevis af papir er for længst arkiveret lodret. Derfor skal wifi’en virke og være nemt tilgængeligt. Det skaldesuden være forsynet med en effektiv Firewall,så kursisternes pc’ere og tablets er sikrede moddigitale trusler. Et bredt sortiment af adaptere. Kursister harforskellige formater for tilkobling - fx VGA, HDMI, mini-HDMI, mikro-HDMI osv. Teknisk hjælp her og nu. Hvis teknikken stikimod al forventning skulle finde på at drille, er detyderst vigtigt, at konferencestedets teknikere kanstå til rådighed inden for få minutter. Intet bøvl med teknikken - teknikerservice 24/7 I HUSET Middelfart er teknikerservice 24/7 altid inkluderet i prisen. Det betyder, at både du og oplægsholderen roligt kan glæde jer til mødet, kurset eller konferencen. Teknikerservice 24/7 indbefatter: Indledende hjælp fra tekniker ved mødets begyndelseUddannede AV/IT-teknikere, der kender til HUSETs teknikDirekte hotline til HUSETs teknikereMulighed for teknisk assistance hele døgnet Vil du vide mere om vores teknikerservice eller AV/IT-tekniske udstyr, så giv os endelig et kald.
Læs mere
28 august, 2019
Spar 30 % på arrangementer i december 2019

Spar 30 % på arrangementer i december 2019

Skal i afholde årsmøde, bestyrelsesmøde, kick-off eller noget helt fjerde inden året er omme. Så er der god grund til at lægge mødet i december. Her kan I nemlig spare hele 30 % på vores mødepakker. *  Kan ikke kombineres med andre rabatter - og gælder kun nye bookinger. Se mere om vores: FaciliteterAktiviteterServicesForplejningOvernatning
Læs mere
15 august, 2019