Nye krav til nutidens konferencecentre

Der er visse ting, der bare skal være i top, når man holder møder, kurser og konferencer i dag. Basale ting som lokalerne, teknikken, faciliteterne og forplejningen. Og så er der nye ønsker og krav, som opstår fra tid til anden. Vi har derfor spurgt HUSETs kundechef Trine Duus Andreasen om, hvad HUSETs bookingteam oplever som værende vigtige parametre for nutidens mødebookere og konferencearrangører.

 

Af Louise Lyngsø Kjærulff         

 

Det skal være nemt

Det første og det største ønske fra mange mødebookere og konferencearrangører er, at det skal være nemt. At arrangere og afholde fx en konference kan være meget komplekst. Der skal holdes styr på alt fra tilmeldinger, faktureringer, allergier og en masse andre faktorer.

 

– Vi tilbyder alle, der booker arrangementer i HUSET at overlade alt det praktiske til os. Vi har det, vi kalder ’mødeservice’, hvor vi fx sørger for at lave deltagerlister, navneskilte og holde regnskab, siger Trine Duus Andreasen.

HUSET Middelfart har desuden investeret i det online tilmeldingssystem NemTilmeld, som alle, der afholder og administrerer arrangementer på stedet ligeledes kan få adgang til.

 

– I efteråret 2018 forventer vi desuden at kunne lancere muligheden for selv at sammensætte og booke arrangementer online via vores hjemmeside, fortæller Trine Duus Andreasen.

 

HUSETs kundechef forventer dog primært, at det er mindre arrangementer og møder, der vil blive booket online, da langt de fleste stadig ønsker at snakke og rådføre sig med en af HUSETs bookingkonsulenter.

 

 

Valg skal være bevidste

Ingen – eller i hvert fald de færreste – vælger i dag blot det første og billigste konferencested, der dukker op på Google. HUSET Middelfart oplever i hvert fald, at nutidens mødebookere og konferencearrangører i stigende grad efterspørger og vælger konferencecentre, der er miljøbevidste, tilbyder økologisk forplejning og er etisk ansvarlige.

 

– Vi oplever, at mange af vores samarbejdspartnere sætter pris på, at vi kan fremvise ansvarlighed i form af Det Økologiske Spisemærke i bronze, Den Grønne Nøgle, CSR-mærket, og at vi aktivt bekæmper madspild, fortæller Trine Duus Andreasen.

 

I HUSET Middelfart oplever bookingteamet dog ikke kun, at valgene træffes ud fra social, miljømæssig og samfundsmæssig ansvarlighed.

 

– Tingene skal give mening. Derfor oplever vi også flere end tidligere, der efterspørger specialløsninger, som understøtter selve arrangementet eller virksomhedens profil, siger Trine Duus Andreasen.

 

– For et par uger siden blev der fx afholdt en konference med fokus på klimaforandringer her i HUSET. I den forbindelse fik deltagerne en lille goodiebag indeholdende bl.a. en insektbar og insektsnack, fortæller hun.

 

HUSET Middelfart huser (foruden konferencecenteret) Danmarks største permanente byggeudstilling, hvilket ofte er den primære årsagen til, når mange virksomheder inden for byggebranchen afholder arrangementer på stedet.

 

– Når denne type virksomheder afholder kurser, konferencer og lignende i HUSET Middelfart, så udnytter de gerne udstillingen til workshops, gruppearbejde, rundvisninger eller blot til underholdning i pauserne, fortæller Trine Duus Andreasen.

 

Insekt snack

 

 

Den tekniske support skal være 24/7

At teknikken fungerer i forbindelse med alle typer af arrangementer tages som en selvfølge. Lige som det forventes, at der følger teknisk support med under hele arrangementet, så oplægsholderne ubekymret kan gå på – og uden problemer gennemføre deres oplæg, uanset om klokken er otte om morgenen eller aftenen.

 

– I HUSET Middelfart har vi tre teknikere ansat, som sørger for at tjekke teknikken inden alle arrangementer og hjælpe oplægsholderen med fx at få tilsluttet sin computer og installere mikrofonen, siger Trine Duus Andreasen og fortsætter: Og skulle der mod forventning være teknik, der driller, så er det bare at benytte den direkte hotline til vores teknikere – uanset dag eller tidspunkt – så kommer en af dem straks forbi.

 

Teknisk support 24/7

 

Vil du have endnu mere viden?

Få vores kommende blogindlæg direkte ind i mailboksen fremover – og få ny viden og inspiration til dine møder, konferencer og events.

 

 

januar 3, 2018

6 tendenser inden for konferencemad 2018

Et nyt år betyder nye tendenser og nye strømninger - også inden for mad og...

november 22, 2017

Gennemført grøn

Der var engang, hvor det var besværligt, dyrt og langhåret at vælge bæredygtigt. Sådan er...

januar 2, 2018

Bleisure – en mødetendens, du bør kende

Bleisure er en kombinationen af de to amerikanske ord: business og leisure – altså arbejde...

HUSET MIDDELFART - COPYRIGHT 2016