11 april, 2019

Forstå Generation Z – og planlæg bedre møder

Forstå Generation Z – og planlæg bedre møder

Af Søren Hygum Hansen

De er blevet kaldt kompetente og udadvendte. Men også dovne og selvoptagede. De skifter jævnligt job, kræver en klar balance i arbejds- og privatlivet, er eksperter i at søge viden på internettet - og har konstant nakken bøjet og øjnene rettet mod deres iPhone-skærm.

Sådan lyder den ofte, lidt forenklede karakteristik af den meget omdiskuterede og magtfulde generation kendt som ”The Millennials” eller ”Generation Z” – kært barn har mange navne.

Men uanset om karakteristikken holder, eller hvad navnet end er, har befolkningsgruppen, der er født i årene mellem 1990 og 2001, gennem en række år været i fuld fokus hos alt fra forbrugerforskere og erhvervspsykologer til virksomhedsledere og mødeplanlæggere.

Utroligt høje krav

For de unge generationer Y og Z (17-40 år), der nu udgør næsten en fjerdedel af den samlede, danske befolkning, har med deres holdninger, krav og forventninger til tilværelsen og arbejdslivet en stadig større indflydelse på mange dele af samfundet.

Herunder også måden vi afvikler møder, kurser og konferencer på.

Men hvis man forstår generationens forventninger og ønsker, er man som mødeplanlægger nået langt i at skabe det optimale møde.

Den ældste del af den yngre generation – dem, der blev født i 1980’erne - har efterhånden allerede været flere år på arbejdsmarkedet. Men den yngre gruppe, som kom til verden lige før årtusindeskiftet, er først nu ved at besætte jobs rundt omkring i samfundet. Og de er altså også først nu ved at sætte sig på stolene i mødelokalerne og konferencecentrene.

- Det er nogle helt andre spørgsmål og krav, de kommer med - sammenlignet med for syv til ti år siden. De stiller utroligt høje krav i forhold til tidligere generationer, har Mai-Britt Poulsen, som er chef for den globale konsulentvirksomhed, Boston Consulting Group i Danmark, fortalt Politiken.

Men ikke kun kravene, men også måden, som Generation Y og Z tænker, agerer og arbejder på, er anderledes end tidligere generationer.

Facebook, telefon og film på samme tid

Især den yngre gruppe af generationen har – ifølge adfærdsforskere – en kortere koncentrationsevne end de ældre dele af befolkningen. Nogle undersøgelser har vist, at ”The Millennials” er impulsive og kun kan holde koncentrationen i kort tid, før de instinktivt fokuserer på noget andet. Til gengæld kan de overskue tre skærme på samme tid – som et tændt tv i baggrunden, Facebook på deres iPhone og en film, de streamer fra HBO på den tablet, de holder foran sig.

Den viden er vigtig – også for en mødeplanlægger.

Generationen, der er vokset op med overflod af muligheder for at blive underholdt på for eksempel YouTube og Netflix, og som hurtigt zapper videre, hvis de keder sig, vil overraskes. For hvis selve mødets eller konferencens indhold ikke er underholdende nok, vinder Facebook, som deltageren hurtigt kan få adgang til på mobiltelefonen, i stedet kampen om opmærksomheden.

Stand-upperen, der griller

Derfor kan for eksempel en anderledes foredragsholder eller en overraskende gæst på konferencen, der bryder med rækken af mere klassiske talere og foredragsholdere, være en stor gevinst.

Som stand up-komikeren, der griller den branche, som mødedeltagerne kommer fra. Eller den hurtigt-snakkende erhvervspsykolog, der fyrer kloge ord om arbejdslivet anno 2018 af, selvom hans foredrag måske skiller sig ud fra resten af mødeprogrammet.

En anden måde, man kan sikre opmærksomheden, er ved at bruge video. Det kan være små, opsigtsvækkende YouTube-klip, der får grinet frem hos de unge, der er vokset op med visuelle medier. Eller det kan være via en videopræsentation af en foredragsholder – eller måske en introduktion til et emne - der bliver vist på mødelokalets storskærm.

Men kampen om opmærksomheden og interessen for konferencen kan også blive vundet ved at involvere mødedeltagerne på interaktiv vis - et efterhånden almindeligt trick, der ikke desto mindre er særligt vigtigt, hvad angår Generation Y og Z. For store dele af generationen kan ikke huske en tid, hvor der ikke var internet.

Bridgewalking over broen

Og så er de på nettet – også når de sidder i mødelokalet. I de senere år har den såkaldte eventteknologi, der forstærker mødets indhold, derfor vundet indpas verden over. Og den er kommet for at blive - sammen med ”The Millennials”.

Det kan for eksempel være event-app’en, som deltagerne får info fra, eller møder andre konferencedeltagere igennem. Eller som de bruger til at besvare den online-meningsmåling, som foredragsholderen netop har bedt dem besvare - hvorefter han siden viser deltagernes svar på storskærmen. De yngre deltagere vil ses og høres - og give deres mening til kende.

Men kampen for at skabe interesse om konferencen kan også ske via anderledes arrangementer i forbindelse med mødet.

I HUSET Middelfart har man i flere år oplevet en stigende tendens til, at kunderne ønsker ekstraordinære oplevelser, der bryder med det klassiske møde.

Møde i pavillonen eller fritidshuset

Nogle af de mest populære aktiviteter i og omkring HUSET Middelfart er gåture blandt dådyrene i Hindsgavl Dyrehave og bridgewalking på Den Gamle Lillebæltsbro.

- Vi tilbyder dog mange andre og mere alternative muligheder såsom at holde mindre møder i for eksempel et orangeri eller fritidshus, hvor rammerne er mere uformelle og afslappende. Eller rom- og gin-smagning i vores lounge efter aftensmaden, fortæller HUSETs kundechef Trine Duus Andreasen.

Den slags mer-værdi-oplevelser er interessante for ”The Millennials”, fordi de – ifølge forskernes karakteristik af dem – ofte jagter det utraditionelle og det anderledes, som de kan forevige på telefonen og vise frem på Instagram. De vil gerne vise omverdenen, at de er cool. Også når de er på konference.

Undersøgelser fra USA viser samtidig, at muligheden for at netværke er mere afgørende for yngre mødedeltagere, end det var for deres forældre. For dem er en god konference derfor en konference, hvor tiden og omgivelserne gør det muligt for dem at ”connecte” med andre deltagere, de ikke kender. Og måske derved imponere en chef fra en anden virksomhed, der også er med på konferencen.

Læs også ...

Sund mad på mødebordet

Sund mad på mødebordet

Konferencegæster forventer i dag at få tilbudt sundere mad – og at de kan tage løbeskoene med i kufferten, løbe en tur i området eller træne kroppen i et fitness-område. Den tendens sætter større krav til konferencecentrene, der skal imødekomme den sundere livsstil, som mange gæster har – og vil opretholde, selvom de er væk hjemmefra.Af Søren Hygum HansenDer skal være sund, men stadig lækker mad for både krop og hjerne. Det skal være muligt at løbe en lang tur - og helst i smukke, energigivende omgivelser. Og de mentale batterier skal kunne lades op i et roligt, afstressende område, hvor man koble helt fra.Mange konferencegæster forventer i dag at kunne opretholde en sund livsstil, selvom dagligdagen bliver brudt op af flere dage med møder og konferencer langt væk fra arbejdspladsen og hjemmet.Det sætter krav til konferencecentrene – der i langt højere grad skal imødekomme kravene og ønskerne fra ikke mindst den yngre del af befolkningen, der er fokuserede på at spise sundt og træne kroppen – hver dag.- Derfor er forventningen også, at man kan vælge at spise sund mad på konferencen, men også at der er muligheder på stedet for, at man kan holde formen ved lige, fortæller kundechef i HUSET Middelfart, Trine Duus Andreasen.Kikærter og magert kød For eksempel forventer mange gæster, at konferencestedernes restauranter og caféer ikke kun tilbyder varme, fyldige frokostretter, som ligger tungt i maven, men også fisk, magert kød og salater med fx spelt eller kikærter til de konferencegæster, der ønsker et sundere alternativ.Det samme gælder morgenmaden, hvor der stadig er plads til morgenboller og basser i buffeten, men hvor det også skal være muligt at fylde en skål med økologisk yoghurt toppet med sukkerfri, fiberrig müsli og tørret frugt.Og når det er tid til en pause mellem mødeoplæggene midt på dagen, vælger mange gæster i dag lige så gerne sunde snacks som daddelkugler, gulerodsstænger og smoothies som kagestykket, der serveres på HUSETs kagebord om eftermiddagen.Samtidig er der en klar forventning om, at de råvarer, der bliver brugt til maden på konferencestederne, er af en høj kvalitet. I HUSET Middelfart er mellem 30 til 60 procent af den mad, der bliver serveret, helt økologisk. Det har medført, at stedet siden 2016 har kunnet bryste sig af ”Det Økologiske Spisemærke” i bronze.- Er der en tendens, vi har kunnet se gå i én retning de seneste år, så er det interessen for at vælge økologisk. Vi prioriterer at bruge økologiske råvarer efter sæson. Det er vores valg og derfor ikke noget, der kan fravælges, men samtidig heller ikke noget, der koster ekstra for vores gæster, siger Kim Sabroe Reckweg, der er F&B Chef i HUSET Middelfart.Økologiske, lokale frugter HUSET Middelfart har en aftale med den lokale Harndrup Skov Frugtplantage, der blandt andet leverer økologiske æbler og pærer, som står i skåle rundt omkring på gangene – og i mødelokalerne. I det hele taget prioriterer køkkenet danskproducerede, friske råvarer.Tendensen er samtidig, at flere og flere konferencegæster forventer, at de kan holde formen ved lige og være aktive, selvom en stor del af dagen står på oplæg, møder og workshops – og måske sidenhen en overnatning på et hotelværelse. For eksempel på en smuk rute ved konferencestedet, som de kan løbe en tur på.HUSET Middelfart ligger klods op ad både en skov og Hindsgavl Dyrehave, hvor kron- og dådyr græsser på sletten, ligesom der få hundreder meter fra stedet er en længere strand langs Lillebælt. Der er med andre ord mange muligheder at indlede eller afslutte dagen med enten en gå- eller løbetur i den smukke natur.Cykl en tur i dyrehaven Derudover er det muligt gratis at låne en cykel i receptionen, så man kan cykle en tur rundt i området fx på stiene i dyrehaven - og HUSET Middelfart tilbyder også fire workoutstations. Her kan gæsterne frit træne kroppen i forskelige cross fit-maskiner.Konferencedagene kan være lange og kræver ofte fuld koncentration i mange timer i træk. Derfor er det i dag også vigtigt for mange, at der er områder – eller små oaser, om man vil – hvor gæsterne kan koble fra og nyde roen.Det kan være et roligt hjørne med en sofagruppe, man kan slænge sig i, hvor der er aviser, vand, te og kaffe - og hvor andre gæster ikke bevæger sig forbi. Eller en terrasse, hvor man kan få frisk luft, mens hjernen – for en stund - er sat på standby.I HUSET Middelfart er der flere muligheder for at nyde en rolig stund i fred og ro. Her er både en dejlig atriumgård, to terrasser, flere små sofagrupper rundt i HUSET - og mulighed for at tage en pause i et orangeri eller pavillon.
Læs mere
28 februar, 2019
Sådan vælger du den bedste bordopstilling

Sådan vælger du den bedste bordopstilling

Når du har fundet det bedste sted at afholde jeres næste kursus, konference eller møde, er næste vigtige step af vurdere, hvordan deltagerne skal placeres. Rigtig mange negligerer dette punkt i planlægningen, men når der bruges ressourcer på at kommunikere noget, så bør det være mindst lige så væsentlig at vurdere, hvordan deltagerne skal sidde for at få mest muligt ud af kommunikationen.Af Louise Lyngsø KjærulffDet første du bør overveje, når du skal vælge bordopstilling er: Har deltagerne overhovedet behov for borde - eller kan de nøje med stole?Fordelen ved at vælge en opstilling med borde er bl.a., at deltagerne nemmere kan tage notater og har mulighed for at indtage mad og drikke, mens de sidder ved bordet. Ulempen kan derimod være, at rummets kapacitet mindskes, så snart der også skal gøres plads til borde.I HUSET Middelfart har vi i samarbejde med vores erfarne teknikere udvalgt seks forskellige bordopstillinger, som hver især har deres fordele – og ulemper.1. U-bordDenne bordopstilling er ofte den mes optimale, hvis formålet med mødet er, at deltagerne både skal lytte og interagerer med underviseren/taleren.Fordele ved opstillingen:Deltagerne har alle mulighed for at se og blive set af undervisere/taleren Interaktionen mellem deltagerne er mulig, da flere sidder med ansigterne mod hinanden. God mulighed for at demonstrere eller vise fx produkter på pladsen i midten af hesteskoen.Ulemper ved opstillingen:Rummets kapacitet udnyttes ikke, pga. ”spildpladsen” i midten af hesteskoen. Deltagernes tasker/bagage kan komme til at ligge i vejen i gangarealet bag ved bordene.2. GruppebordeDette er uden tvivl opstillingen, du skal vælge, hvis du ønsker, at deltagerne skal interagere mere med hinanden end med taleren/underviseren.Fordele ved opstillingen:Interaktionen mellem deltagerne optimeres, da de sidder med ansigterne mod hinanden. Den gør det muligt for deltagerne at arbejde sammen to og to eller i mindre grupper.Ulemper ved opstillingen:Flere af deltagere vender ikke naturligt ansigtet mod underviseren/taleren Rummets kapacitet reduceres i forhold til flere af de øvrige , da der skal være plads til bordene – og plads rundt om bordene til, at deltagerne kan komme ind og ud.3. SkolebordeOpstillingen minder om det, du sikkert kender fra din skoletid. Her er bordene placeret i lige rækker, og deltagernes stole placeret så alle vender ansigtet samme retning. Dette gør opstillingen optimal i forbindelse med kurser og anden undervisning, hvor deltagerne har behov for at skrive noter – eller have bøger eller en computer foran sig.Fordele ved opstillingen:Alle deltagere vender ansigtet mod underviseren/taleren Deltagerne forstyrres minimalt af de øvrige deltagereUlemper ved opstillingen:Interaktionen mellem deltagerne minimeres, da de ikke sidder med ansigterne mod hinanden. Rummets kapacitet reduceres i forhold til fx rækker på langs, da der kun er stole på den ene side af bordene. Deltagernes tasker/bagage kan komme til at ligge i vejen i gangarealet bag ved bordene.4. Rækker på langsDenne bordopstilling benyttes ofte, når både taler/underviser og deltagerne skal interagere. Den er ofte brugt i forbindelse med møder, hvor der indgår mad og drikke under selve oplægget.Hvis I er mange deltagere, men samtidig har behov for borde, så er denne opstilling den mest optimale i forhold til udnyttelse af rummets kapacitet.Fordele ved opstillingen:Alle deltagere kan nemt vende ansigtet mod underviseren/taleren Interaktionen mellem deltagerne optimeres, da de sidder med ansigterne mod hinanden. Rummets kapacitet optimeres i forhold til fx skoleborde, da der er stole på begge sider af bordeneUlemper ved opstillingen:Deltagernes tasker/bagage kan komme til at ligge i vejen i gangarealet bag ved bordene. Der skal være plads på begge sider af bordet, så deltagerne kan komme ind og ud.5.SildebenHer har deltagerne godt udsyn til lærredet og underviseren/taleren, da de alle vender ansigtet mod præsentationen.Fordele ved opstillingen:Alle deltagere har godt udsyn mod underviseren/taleren og lærredet Deltagerne forstyrres minimalt af de øvrige deltagereUlemper ved opstillingen:Interaktionen mellem deltagerne er mulig, men opstillingen er ikke optimal til dette formål. Rummets kapacitet reduceres i forhold til fx rækker på langs, da der kun er stole på den ene side af bordene. Deltagernes tasker/bagage kan komme til at ligge i vejen i gangarealet bag ved bordene.6. Biograf/stolerækkerDenne opstilling er oplagt, hvis der er mange deltagere, som skal lytte eller se på en taler eller præsentation – som i biografen eller til et foredrag. Denne opstilling bør primært vælges i forbindelse med kortere oplæg, da variationen i siddepositioner ikke er særlig stor, og deltagerne derfor hurtigt kommer til at sidde uroligt.Herudover er deltagernes mulighed for at skrive notater og snakke med hinanden minimal, hvilket bør tages med i overvejelserne, hvis denne opstilling vælges.Fordele ved opstillingen:Alle deltagerne kigger samme vej Størst mulig udnyttelse af rummets kapacitetUlemper ved opstillingen:Deltagerne har svært ved at skrive notater, da der ikke er nogle borde Interaktionen mellem deltagerne minimeres, da de ikke sidder med ansigterne mod hinanden. Deltagerne sidder meget tæt og er nødt til at forstyrre de deltagere i stolerækken, når de skal ind og ud. Der er ikke mulighed for at deltagerne spiser eller drikker ved deres plads.3 ting du skal overveje, inden du vælger opstilling Når du holder dit arrangement i HUSET Middelfart hjælper vi dig altid gerne med at vælge den eller de helt rigtige bordopstilling (for den eller lokalet kan selvfølgelig ændres undervejs) på baggrund af:Arrangementets formål og indhold Antallet af deltagere Lokalets størrelse og formLokaleoversigt og bordopstillinger i HUSET Middelfart Se hvor mange personer, der kan være i vores lokaler ved de forskellige bordopstillinger (side 2).
Læs mere
1 februar, 2019
Få udbytte af mødet, også hjemme på kontoret

Få udbytte af mødet, også hjemme på kontoret

Tankerne, ideerne og visionerne er ofte enormt gode, mens selve mødet står på. Men alt for ofte er de noget sværere at implementere, når man vender tilbage til hverdagen.Kender du det? Så prøv at svare på tre nedenstående spørgsmål næste gang, du vender hjem fra fx strategimødet, kurset eller konferencen. Af Louise Lyngsø KjærulffI forlader konferencestedet med ny viden i bagagen, en klar plan under armen og en god frokost i maven. Det har været en god dag – eller måske dage. I har diskuteret, analyseret, ideudviklet og konsekvensberegnet. Alt står lysende klart for jer. Nu er det bare hjem til kontoret og i gang … det er dog desværre sjældent så lige til.Men fortvivl ikke. Vi har nemlig taget en snak med Betina Bay Frandsen fra KAR+CO, som til daglig rådgiver og træner specielt ledere i gøre strategi til handlinger. Og ifølge hende kan du lykkes langt bedre med implementeringen hjemme i virkeligheden, hvis du forbereder dig på at kommunikere svaret på tre grundlæggende spørgsmål:  1) Hvad skal ændres – og hvor meget? ”Først og fremmest handler det om at få defineret, hvad det overhovedet er, der skal ændres”, fortæller Betina Bay Frandsen.Ifølge hende skal du prøve at definere ændringen så præcist som muligt – og herefter opsætte nogle konkrete målsætninger.”På den måde har du dels noget håndgribelig at forholde dig til og samtidig en fast målestok at vurdere ud fra, hvorvidt implementeringen er lykkes eller ej,” siger hun.Det er med andre ord ikke nok at tage hjem fra konferencestedet og fx tænke: Vi skal hæve vores serviceniveau, så vores kundetilfredshed stiger. I dette tilfælde er du nødt til at præcisere; Hvad menes der med højere serviceniveau? Og hvor meget skal kundetilfredsheden stige med?2) Hvorfor skal det ændres? Når målet er defineret – og alle implicerede parter er bevidste om målsætningen med ændringerne, er der et andet vigtig spørgsmål, du som ansvarlig bør besvare. Nemlig: hvorfor skal det ændres.”I mit job oplever jeg ofte ledere, som har lagt en flot ny strategi for virksomheden, men glemmer at forklare baggrunden for de beslutninger, der er taget,” fortæller Betina Bay Frandsen.Uanset om du er leder eller ej, er det vigtig for både dig og de implicerede i ændringen at tydeliggøre konsekvensen af at gennemføre ændringen, men bestemt også, hvad der sker, hvis den ikke gennemføres.Hvis vi holder fast i eksemplet fra før, er det fx vigtigt at anskueliggøre, hvorfor serviceniveauet skal hæves. Er den generelle kundetilfredshed faldet? Vælger kunderne jer fra? Eller vil I være kendt for jeres uovertrufne service.  3) Hvordan skal ændringen ske? Næste og sidste skridt i processen mod at få udbytte af den nye viden, strategi eller de nye kompetencer er at gøre ord til handlinger.”I stedet for blot at sige, at noget skal ændres, så handler tredje og sidste spørgsmål om at formulere nogle konkrete handlinger, som sikrer, at planen eller den nye viden fra mødet kan realiseres,” fastslår Betina Bay Frandsen. I forbindelse med tredje spørgsmål skal det derfor defineres, hvad de enkelte involverede parter skal gøre, for at målsætningen lykkes. Skal alle kunder fx modtages med et håndtryk? Skal alle kunder have en fødselsdagsgave? Eller skrives al kundekommunikation under med en personlig hilsen fra en medarbejder?”I forbindelse med tredje spørgsmål er det vigtigt at definere de konkrete handlinger for alle de implicerede i processen – fra lederen stil studentermedhjælperen,” siger Betina Bay Frandsen.Prøv at besvare disse tre enkle spørgsmål næste gang, du vender hjem fra et møde eller konference med en plan under armen. Så vil du med stor sandsynlig få mere ud af den eller de dage, du brugte på at udvikle planen.
Læs mere
17 april, 2018